Hasznos információk

Könyvelőként időnk jelentős részét fordítjuk olyan teendőkre, melyek sokkal hatékonyabban is elvégezhetőek mai modern eszközök használatával. Ezeket a produktivitást növelő eszközöket nem csupán ajánlott használni, de kötelező is akkor, ha meg akarunk felelni az egyre növekvő elvárásoknak, az élesedő piaci versenynek és az egyre súlyosabb munkaerőhiánynak.

Egy új rendszer bevezetésnek kihívásain túl új jelenség, hogy nagyon nehéz választani a szinte naponta felbukkanó új programok között. Ez megterhelő és átmenetileg pont a produktivitás ellen hat. A cikkben éppen ezért megpróbáltuk összeszedni a mostanában legtöbbet hivatkozott megoldásokat a teljesség igénye nélkül és elfogulatlanul. Az eszközöket négy nagyobb csoportba soroltuk.


szerző: Kristó Zoltán, Riport Applications

A cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre itt található.

1. A tranzakciós könyvelést segítő alkalmazások

Ezt a csoportot nagy “tumultus” és szerencsére sok magyar megoldás tarkítja, ezek közül mostanában a legfelkapottabbak az alábbiak:

Billcity — optikai karakterfelismerés és gépi tanulási módszerekkel szállítói számlák nagytömegű felismerését és kontírozását teszi lehetővé a program. Havonta 80-90 ezer számlát dolgoznak már fel. Közelgő PSD2-es szabályozás miatt dolgoznak banki kontírozás automatizálásán is, illetve könyvelői folyamatok optimalizálását is ígérik.

Automatik.hu — webes felületen, több adatforrásból kontíroz automatikusan. A banki és pénzügyi tranzakciók feldolgozására koncentrál szinte bármilyen adatforrásból. Számos könyvelőiroda használja a szolgáltatásaikat, honlapjuk információja szerint 2019 első félévében már több mint egymillió tranzakció feldolgozásában segítettek.

DO-Q-MENT Green Archive — ez tulajdonképpen egy papírmentes iroda, amely megoldja a dokumentumok tárolását, hitelesítését, digitalizálását. Szintén OCR kezdeményezések adatfeldolgozására szolgál. A könyvelők körében még nem nagyon elterjedt, de érdemes erre a megoldásra is figyelni, hiszen komoly szakmai háttérrel rendelkező csapatról van szó.

Autokata — A Számlázz.hu katás könyvelőprogramként is használható kisegítő alkalmazása, melyhez könyvelők kérhetnek hozzáférést. Képes online számlaadatok feldolgozására, katás egyéni vállalkozók nyomtatványainak automatikus ÁNYK XML előállítására, adózási értesítők teljes automatizálására.

IMA könyvelőprogram — kicsit kilóg a sorból, mert nem „periféria” megoldás, nem csak egy kiegészítő alkalmazás, hanem könyvelőprogram. Azonban mivel számos automatizmust alkalmaz és felhőalapú szolgáltatás, ezért itt a helye. Új szolgáltatásukkal az autocontrollal beléptek a vezetői adatvizualizáció területére is, illetve könyvelői adatokban történő hibakeresésre is láthatunk már megoldást náluk. Ezt API megoldásuk és a Microsoft Power BI rendszer összekapcsolása tette lehetővé.

 

2. Eszközök a munkahelyi kollaborációhoz

Ebbe a csoportba két külföldi megoldást soroltunk, de számos magyar könyvelőirodában már sikeresen használják őket.

Trello / Munkaszervezéshez, folyamatok követéséhez

A Trello egy rendkívül egyszerű és átlátható feladatrendszerező és -szervező program, ami könnyűvé és szórakoztatóvá teszi projektjeink nyomon követését. Ráadásul az alapverzió — ami bőven elég egy könyvelőiroda mindennapjainak szervezéséhez — ingyenes. A program magyarul is elérhető.

Slack / A hatékonyabb irodai kommunikációhoz

A hatékony csapatmunka és villámgyors kommunikáció elengedhetetlen a pénzügyi szektorban. Szerencsére ez könnyedén megvalósítható a Slack segítségével, ami egy olyan csevegőprogram, ahol témakör szerint indíthatunk beszélgetéseket, és meghívhatjuk az adott projekten dolgozó munkatársakat. A program egyelőre csak angol nyelven működik.

 

3. Ügyféllel történő kapcsolattartás, kollaboráció

Ebbe a csoportba egy általános hírlevélkezelő rendszert és két magyar – kifejezetten könyvelőirodákra szabott – megoldást mutatunk be.

MailChimp / Az ügyfelekkel való csoportos levelezéshez (hírlevelek)

Az ügyfelekkel való kapcsolattartás fontos napi teendője egy könyveléssel és pénzügyekkel foglalkozó vállalkozásnak. A MailChimp egy olyan hírlevélküldő rendszer, amit átlagos felhasználóként is könnyen kezelhető, ráadásul havi 12.000 levélig teljesen ingyenes! Ez az egyik legkönnyebb és legalkalmasabb eszköz arra az esetre, ha ügyfelünket gyorsan kell tájékoztatni egy általános információról. A program angolul érhető el, de nagyon egyszerű használni.

R!port / V-ADÓ / Az ügyfelek teljes körű tájékoztatásához

Ezt a két programot együtt mutatjuk be, mert felhasználási területük első ránézésre nagyon hasonló, annak ellenére, hogy két nagyon különböző könyvelőirodai csoport használja őket, illetve számos esetben mindkét rendszert használják az irodák. A R!port az V-Adó olyan felhőalapú webes szolgáltatások, melyek átláthatóvá és könnyen emészthetővé teszik a könyvelési adatokat az ügyfelek számára, így azoknak nem főkönyveket kell nézegetniük, amikor cégük helyzetét akarják elemezni.

A két program különböző felfogású, de egyformán könnyen értelmezhető kimutatásokat és jelentéseket készít, melyek segítenek az ügyfelek számára megérteni a cégük pénzügyeiben zajló folyamatokat. A lenti ábra például egy R!PORT által generált havi vezetői jelentés egy oldala, melyhez a főkönyvön kívül semmilyen egyéb adatra nincs szükség a könyvelés részéről.

A R!PORT és a V-ADÓ főkönyvi adatokból dolgozik. A V-ADÓ kliens programokkal azonnal frissíti az alkalmazást, a R!PORT-ban a főkönyveket importálni kell.

Az V-Adó nevű program legfontosabb központi eleme az adózási értesítők kiküldése és menedzselése, számos ponton integrálták rendszerüket az ÁNYK-val és a magyarorszag.hu-val, így az államtól kapott visszaigazolások is elérhetők. A V-Adó programjában fenti funkciókon felül megjelennek kezdeményezések a könyvelők időmenedzsment kezelésével kapcsolatban is. A kicsit hagyományosabban működő könyvelőirodák kedvence a program, sokan használják.

A Riport Applications menedzsment jelentéskészítőjében a központi funkción kívül üzleti tervezés is elérhető, illetve számos más olyan — akár adózással kapcsolatos — funkció, ami nem feltétlenül a könyvelőiroda folyamatait könnyíti meg, de lenyűgözi az iroda ügyfeleit. A program cégátvilágításokban, ügyfelek exitre történő felkészítésében szinte kikerülhetetlen, mert egy könyvvizsgáló programhoz hasonlóan, de annál sokkal gyorsabban lehet benne számviteli összefüggéseket átlátni.

A VIKI-t használó könyvelők kedvenc funkciója a nyugta-visszaigazolás. Erre a problémára nem olyan régen egy új szereplő, a Sky-Cont is kínál megoldást. Megoldásuk alkalmas több ügyfélkapu kezelésére, automatikusan működik, felismeri a különböző üzenettípusokat, emai risztásokat kezel és a nyugták esetleges nyomtatásának racionalizálásban is segít. Érdemes megnézni őket, fiatal, agilis és törekvő csapat

 

4. Ügyfélprogramok

Ebbe a csoportba azok a programok tartoznak, melyeket ugyan az ügyfél használ, de vannak olyan „melléktermékeik”, melyek segítik a könyvelőirodai digitalizációt. A csoportot jellemzően online számlázók töltik fel, de az elmúlt időszakban megjelentek új szereplők is.

 

Online számlázók

Az online számlázók gyártói kiemelten kezelik a könyvelőket, és nagyon fontos piacként tekintenek rájuk, ezért szinte kötelező megismerni és használni a megoldásaikat.

  • Igazán nagy szereplővé az elmúlt években a Számlázz.hu vált több mint, 130.000 felhasználójával. Azonban nemcsak piaci értelemben igaz ez, hanem fejlesztés-kapacitási, szakmai és innovációs értelemben is egyértelmű piacvezető az online számlázási piacon.
  • OTP eBiz fiatal és törekvő csapat óriási tőkével és hálózattal a háta mögött. Bár nehéznek tűnt az indulás, rengeteg meglepetést okozhatnak még, ezért érdemes az ő megoldásaikat is figyelni. Fontos versenyelőny náluk, hogy míg a többi szereplőnek a banki adatokkal való kapcsolódás csak lehetőség, számukra adottság.
  • A Billingo valószínűleg a második legismertebb online számlázó program. A program főleg esztétikus megjelenése miatt népszerű a fiatalabb vállalkozók körében. A program szintén nagyon fontos célcsoportnak tekinti a könyvelőket, ezért számos könyvelői automatizmust építettek rendszerükbe.

 

Két új szereplő ebben a szegmensben is

A RLB a könyvelők kedvenc programja. Több éve tudunk egy megoldásról, melyet bár SBA Group Zrt. jegyez, de valószínűsíthető egy nagyon szoros kapcsolat a RLB-vel. A megoldás azt ígéri, hogy a könyvelő és vállalkozó közötti szakadékok betömésén keresztül ad majd megoldást gyorsabb és hatékonyabb adatfeldolgozásra. A megoldás eddig váratott magára, de idén már elérhető a CashBook.

Szintén Riport Applications pár hónapos fejlesztése a QUiCK, mely vállalkozóknak, cégeknek készült és szállítói számlák érkeztetésére alkalmas eszköz. Könyvelői szempontból azért érdekes, mert létezik olyan exportstruktúrája, mely felhasználható könyvelési programokban. Így ha ügyfél igényes a számláira, pénzügyeire, vagy árgus szemekkel figyeli likviditását, akkor nagyon tiszta adatforrás importálható a könyvelőprogramba.

 

A digitális eszközök tárháza tehát óriási. Mindegyik rendszernek megvannak az előnyei és hátrányai is. A választás közöttük nem könnyű. Azonban bármelyik rendszer bevezetése előtt először át kell gondolni saját „analóg”folyamatainkat. Enélkül a digitalizációs beruházások nehezebben térülnek meg, mint azt elsőre gondolnánk, kudarchoz, plusz munkához vezetnek.