Hasznos információk

Manapság egy könyvelő iroda rengeteg szoftver közül választhat, amelyek az alapműködésen felül számos extra funkcióval igyekeznek kitűnni a többiek közül. A bőség zavarában azonban sokszor nehéz a legmegfelelőbbet megtalálni. E cikkben azokat a jellemzőket gyűjtöttük össze, amelyek alapján könnyebb lesz a választás, és amelyek a jó szoftverek ismérvei lehetnek.


szerző: Terdik Dávid, NetAccount Plus Kft.

 

A cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre itt található.

  1. Az interneten keresztül működik?

Az online szoftverek nagy előnye a telepített változatokkal szemben, hogy bármikor bárhonnan elérhetőek. Nem kell a könyvelőknek a biztonsági mentésekkel foglalkoznia, az esetleges adatvesztéstől tartania. Ezen kívül nincs szükség komolyabb beruházásra: szerverre, IT támogatásra, karbantartására. Ezek a rendszerek a piacon elérhető hétköznapi laptopokon is futnak, mindösszesen egy böngésző kell a használathoz. Nem kell bajlódni a frissítéssel, melyek viszonylag rendszeresek az állandóan változó adóbevallások miatt, így a fejlesztők automatikusan tudják frissíteni minden beavatkozás nélkül.

Az online rendszer másik nagy előnye, hogy meg lehet osztani az ügyféllel a megfelelő tartalmakat, nem kell a napi hívásokkal foglalkozni. Az ügyfél a neki szükséges riportokat, könnyen és gyorsan le tudja kérni a rendszerből. Ehhez kapcsolódik a következő szempont is.

  1. Eléggé sokrétegű a jogosultságok rendszere?

Amikor már nem egy ember könyvel, és az ügyfél is rálát a könyvelő programra, akkor fontos, hogy mindenki csak ahhoz férjen hozzá, és csak azt tudja módosítani, amihez joga van. Ezt egy többszintű jogosultsági rendszer teszi lehetővé. Így az adatok biztonságban lesznek, de a különböző jogosultságokkal rendelkező érintettek önállóan érik el a számukra szükséges elemeket.

  1. Naplózza a szoftver az eseményeket?

A jó rendszer a megfelelő jogosultságokon kívül megfelelően készít eseménytörténetet is az egyes változásokhoz. Így a felhasználók utólag is tudják ellenőrizni, hogy mi mikor történt, és azt ki csinálta.

  1. Elég szigorú a modulok zárása, de könnyű a feloldás, ha ez jogszerű?

Szorosan kapcsolódik a jogosultságok és naplózás kérdésköréhez a modulok megfelelő zárása. A jó rendszer ismérve ugyanis, hogy nem bonyolult lépéssoron keresztül lehet lezárni egy könyvelési időszakot, hanem pár kattintással, és a feloldás is ennyi. Viszont meg kell akadályoznia a könyvelő visszakönyvelését, és ezáltal az utólagos keresést, hogy miért módosult a már lezárt időszak.

  1. Kialakítható kapcsolat a számlázó szoftverekkel?

A megfelelő szoftver több számlázó exportját is képes befogadni. Jó, ha személyre szabható az importálás metódusa. Ezáltal a könyvelés egy nagyobb tételszámú cég esetében sem válik megterhelővé. Fontos, hogy a kollégák ne 100 egyforma számlát könyveljenek le egymás után egyesével, hanem ezt a feladatot a rendszer át tudja venni a felhasználótól. Ha a rendszerünk képes webes hívásokra és azoknak a fogadására, könnyen lehet vele csatlakozni a különböző ügyfelek különböző számlázó programjaihoz, így az onnan érkező adatokat automatikusan fel lehet dolgozni.

  1. Hogy tárolja a számlákat, és hogy érhetőek el ezek később?

Nem egy könyvelő iroda szenved attól, hogy az ügyfelek egy kupacban hozzák be a számlákat, majd rengeteg idő elmegy ezek rendszerezésére, iktatására és végül a könyvelésre. A könyvelés után pedig hatalmas tárolókapacitás szükséges, hogy megőrizzék a számlákat. Végül külön feladat ezt visszaadni. Arról nem is beszélve, hogy ha már visszaadtuk, akkor utólag már nem lehet megnézni, hogy az adott tételhez milyen számla tartozik.

Egy jó rendszerben a számla eleve nem kerül a könyvelőirodába, hanem az ügyfél tölti azt fel a programba. A program a feltöltés után automatikusan feldolgozza a számlát, és lekönyveli azt. Majd a könyvelői ellenőrzés során a könyvelő egyszerre látja a számlát és a hozzá tartozó könyvelést. Innentől a számlák a szükséges ideig elérhetőek a könyvelő programon keresztül. Az ügyfél bármikor be tud lépni, megkeresi a korábbi számláját, és le tudja tölteni a rendszerből.

Ezeknek a rendszereknek a másik nagy előnye, hogy egy esetleges NAV ellenőrzés során, nem kell egyesével összekészíteni a számlákat, azokat beszkennelni, hanem a rendszer pár gombnyomás után képes a kívánt számlákat egy összecsomagolt állományban a könyvelőnek átadni. Így az anyagot már lehet is feltölteni az ePapír rendszerébe vagy az ELLUGY nyomtatványba.

 

E szempontoknak megfelel a NetAccounting rendszere is, amely kapcsolódott az SDSys rendszeréhez, így képes az elektronikusan megküldött számlákat automatikusan átküldeni, majd a feldolgozott adatot automatikusan könyvelni. Ezáltal a manuális lépések nem a könyvelő feladatai, hanem a rendszeré. Innentől egy valós idejű könyvelés is lehetségessé válik, ami mind a könyvelő mind pedig az ügyfél érdekében áll.