Hasznos információk

A digitalizáció a gazdasági élet minden területét átalakítja, így jelentős hatást gyakorol a kis- és középvállalkozások fejlődésére, a mindennapi gazdasági-ügyviteli folyamatokon keresztül. A modern digitális eszközök egyrészt a szolgáltatási szektort célozzák meg, másrészt a legfrissebb technológiai fejlesztések a termelő ágazatra is hatást gyakorolnak, mert növelik a termelékenységet. Minden fejlődni vágyó vállalkozás arra törekszik, hogy a lehető leghatékonyabban tudja erőforrásait hasznosítani, és így a lehető legmagasabb profitra tegyen szert, így van ez a könyvelő, könyvvizsgáló cégek esetében is.


szerző: Várgedő Lajos, Adriana Accounting

A cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre itt található.

A könyvelői munkával szemben számos új kihívást támasztanak az ügyfelek, a hivatalok, és a digitális rendszerek fejlődése is robbanásszerű. Növekszik a hivatali adatszolgáltatás mennyisége, egyre rövidül az idő az adatok feldolgozására és beküldésére – sőt az online számlázási folyamatokkal már az adatok megjelenése előtt üzleti döntéseket kell hozni. Ezzel egyidejűleg nő az igény az ügyfelekben is a folyamataik nyomon követésére, tervezésük és üzleti döntéseik támogatására. Ezeknek a kihívásoknak digitális eszközök alkalmazása nélkül nem lehet megfelelni.

A digitalizáció jelentős hatást gyakorol a számviteli szakemberek tevékenységére is. A kevesebb manuális adatrögzítés, kevesebb hibával és tévedéssel jár, jelentősen felgyorsul az adatkezelés, az adategyeztetés, így a könyvelési munka súlypontja a kontrollfolyamatokra helyeződik át. A digitalizáció hatására a számviteli tevékenység már nem az adatrögzítésről szól, sokkal inkább az adatelemzés, a tanácsadás, az ellenőrzés kerül a középpontba. A digitális megoldásoknak a könyvelés világában történő megjelenése a könyvelők munkáját is egyre könnyebbé teheti.

A digitális lehetőségek alkalmazása elősegíti a munkaidő rugalmas beosztását és megteremti a távmunka lehetőségét, és ezekkel együtt a mostanában egyre több helyen már jelentős problémát jelentő szakképzett munkaerőhiánnyal szemben is segítségünkre lehet. Ezen alkalmazások lecsökkenthetik a monoton munka arányát, már nem kell bíbelődni földhöz ragadt folyamatok és riportok elkészítésével, a technológia alkalmazásával hatékonyabb és dinamikusabb munkavégzésre van lehetőség.

A hatékonyabb és dinamikusabb munkavégzéshez nyújthat segítséget egy, a felmerülő igényekre szabott könyvelő program, amely széles körű automatikus beolvasási funkciókkal rendelkezik, és beépített automatizmusok segítik a feldolgozást is.

A piacon elérhető könyvelő programok többségénél azonban a beolvasási lehetőségek a formátumok csak egy szűkebb körére korlátozódnak, és a kontírozást és kipontozást segítő automatizmusok hiányoznak, vagy gyerekcipőben járnak.

Azok a könyvelők, akik olyan programot használnak, amelynél nem lehetséges az adatrögzítés automatizálása, nehéz döntés előtt állnak. A növekvő munkabérek mellett vállalják, hogy továbbra is manuálisan rögzítenek? Vagy esetleg programot váltanak? Egy iroda számára a könyvelőprogram-váltás nem kevés idő és pénz ráfordítással járhat. Gondoljunk csak az új program megkeresésére, kiválasztására, majd bevezetésére, nem beszélve az adatok migrálásáról és a kollégák betanításáról. Ez a folyamat akár több hónapig is tarthat, az iroda produktivitása ez idő alatt alacsonyabb.

Felmerülhet tehát a kérdés, hogy nincs-e valamilyen köztes megoldás? Nem lehetne a meglévő könyvelő programhoz illeszteni egy olyan kiegészítő modult, amely már lehetővé tenné az automata könyvelést?

Szerencsére van olyan megoldás, ami a meglévő könyvelő programhoz illeszkedik, így könyvelőprogram-váltás nélkül teszi elérhetővé a magas fokú automatizációt. Lehetővé válik a banki tételek automatikus rögzítése, kontírozása és kipontozása. A vevőszámlák esetén a kontírozás szintén automatikus a könyvelő beállításai alapján. Ezután a banki tranzakciók és a vevőszámlák készre könyvelve kerülnek feladásra a meglévő könyvelő programba.

Mivel minden számlázó program kötelező eleme a NAV adatszolgáltatás biztosítása xml formában, így az ügyfelektől is kényelmesen beszerezhető, informatikai tudást a letöltés nem igényel. A kimenő számlák paraméterezése nem a számla végösszegére korlátozódik, hanem számlasoronként van erre lehetőség. Például egy fizetővendéglátással foglalkozó társaság esetén a számlán megjelenő szállás 18%, a grilleszköz bérlet 27%, az étkezés 5% áfás tétele önálló főkönyvi számokra kontírozható. Az így önállóan megjelenő tételek a későbbiekben egyéb bevallások elkészítésekor, vagy monitoring tevékenységekre felhasználható.

A könyvelés során általában a legutolsó fázis a bankkivonatok feldolgozása. A napi rutinban sokan a legutolsó helyre sorolják, mivel az adóbevallások elkészítéséhez a banki tranzakciók naprakész könyvelése sok esetben nem létfontosságú. Éppen ezért a könyvelők hajlamosak a bank könyvelését későbbre hagyni.

Az automatizáció segítségével egyszeri paraméterezés elvégzése után jelentősen lecsökken a banki tranzakciók könyveléséhez szükséges idő, így a könyvelők könnyedén naprakészen tarthatják a bank könyvelését, illetve gyorsan behozhatják a lemaradást. A banki tételek automatizált beolvasásához az internetbankból letölthető számlatörténet fájlok használhatók, amelyek kivétel nélkül minden banknál ingyenesen elérhetők. A letöltött eredeti fájlokból dolgozva, nincs szükség a fájlok módosítására, átrendezésére, sem exceles szerkesztésére. Lehetőség van egyszerre több banki fájl feldolgozására is egy időben. A banki tételek könyvelése során a tranzakcióhoz tartozó számla vagy számlák automatán beazonosíthatók és azokat össze is párosíthatók. Az sem gond, ha nem hivatkoznak a sorszámra a közleményben, vagy több számlát utalnak el egyben, vagy olyan azonosítóra hivatkoznak, ami nem szerepel a számlán. Ennek például webshopok könyvelése esetén van nagy jelentősége.

A könyvelői – és ezek mellett a könyvvizsgálói és adótanácsadói – munka is át fog alakulni. Ahogy egyre több adatot tudunk a főkönyvbe beolvasni, a technológiának köszönhetően a hibázás, az elütés kockázata minimálisra csökken. A hiba csak szisztematikusan, egységesen jelentkezhet, például egy rosszul megadott főkönyvi szám miatt, de ezt könnyebb észrevenni és javítani is, mint egy véletlen elgépelést. Az adatok gyors beolvasásának köszönhetően több idő jut az ellenőrzésre, az egyedi események rendezésére és a tanácsadói tevékenységre.

A paraméterezhető, automatizálható digitális megoldásoknak köszönhetően a monoton, néha háttérbe száműzött munkafolyamatok is sokkal változatosabbak, akár izgalmasabbak lehetnek, és sokkal több idő juthat értékteremtő, kreatív tanácsadói feladatokra is.