Hasznos információk

A könyvelőszoftver-váltás minden számviteli cég életében rettegett mumus. Az adatvesztéstől és a változástól való félelem még csak-csak kezelhető, de az időzítés kérdése a könyvelés világában szinte mindig lehetetlenül rossz. Így a folyamatosan avuló könyveléstechnikai megoldások hosszú időre konzerválódnak. Mégis honnan tudhatjuk biztosan, hogy cserére érdemes az évek óta használt szoftver, aminek minden hibáját alaposan ismerjük már?


szerző: Kornis György, Számadó Kft. 

A cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre itt található.

A legrégebbi könyvelőprogramok még az 1970-1980-as években keletkeztek. Még most is vannak olyan cégek, akiknek ebből a korszakból származik a könyvelési rendszere! A technológia fejlődése azonban nem csak a hatóságoknak adott új eszközöket és lehetőségeket, hanem a könyvelőprogramoknak is. A kérdés az, hogy tudunk-e élni ezekkel?

Mi összegyűjtöttük azokat a jeleket, amelyek arra utalnak, hogy ideje szoftvert váltani:

  1. Gyakori könyvelési hiba – a szoftver engedélyével

Ha sokat hibáznak a könyvelő kollégák, akkor az azt is jelenti, hogy a könyvelőprogramunk nem „bolondbiztos”, mert megengedi a hibákat. Egy jó szoftverfejlesztő akár sok száz ellenőrzést is beépít a programjába, így hiba esetén a szoftver figyelmeztet, vagy nem is engedi végrehajtani az utasítást. Ha egy program gyakran figyelmeztet, az már segítség, de egyben idegesítő is. Ha mindig a körmömre koppint, amikor rossz adatot írok be, akkor akár ki is javíthatna. Milyen az ideális segítőtárs? Egy program, amelyik tanul a hibáimból, és azokat szó nélkül javítja. Azt tapasztaltuk, hogy a mesterséges intelligencia éppen ebben tud nagy segítséget nyújtani.

  1. Sok időt vesz igénybe az egyeztetés

A program a lekönyvelt anyagból készít különféle listákat (főkönyvi és folyószámla kartonok, bank és pénztár jelentés, kivonatok, beszámolók stb.). Ezeket le kell egyeztetni, mert a lista különböző összesítő számaiban való ellentmondás minden esetben valamilyen könyvelési hibát tár fel. Az egyeztetések elkerülhetetlenek, mert a legjobb rendszerben is lehet hibákat elkövetni. De ha az egyeztetések után sok idő megy el a hibakeresésre, akkor az arra utal, hogy a programunk elavult, miközben a dolgozóink nagyon figyelmesek és gyakorlottak.

  1. Nagy a munkahelyi stressz

A munkahelyi stressz nem egyenesen arányos azzal, hogy mennyit kell dolgozni. A stressznek számos olyan oka is lehet, aminek semmi köze a szoftverünkhöz. Ám megesik, hogy sok olyan értelmetlen feladatot kell ellátni, amit el lehetne kerülni, vagyis a program feleslegesen túráztat. Bizonyára sokan emlékeznek még a kontírozó könyvelő, könyvelő és főkönyvelő szerkezetű számviteli osztályokra. Ma már mindent az egyszemélyes könyvelő végez el. Most a könyveléstechnikai adatok helyes kezelése a könyvelő szürkeállományán, koncentrációján múlik, és erősen függ az aktuális leterheltségétől, stressz-szintjétől. Az újabb programok azonban rengeteg hatékonyságot növelő szolgáltatást tartalmaznak.

  1. Csökken a profit

Ha a szoftverünk nem elég hatékony a munkák hatékonysága is romlik, ugyanannyi munkatárs, ugyanannyi időben kevesebb munkát tud elvégezni, kevesebb értéket teremt, miközben a bérek nem csökkennek, sőt!

Mivel is foglalkoznak a dolgozók? Beérkeznek a számlák, azokat rendezi az egyik kolléga, majd iktatja cégek szerint. Ha olyan szoftverünk lenne, aminek van hatékony iktatórendszere, akkor ez a munka sokkal könnyebben menne.

Ha a konkurencia mindezt gyorsabban, jobban, kevesebb emberrel végzi el, nyer az árversenyben. Miközben a megbízóinknak korszerű szolgáltatásokat is nyújthatnánk, és ezzel megnyílna a tér arra, hogy növelhessünk szolgáltatási díjainkat.

Az üzletmenetünk elemzése tehát felkeltheti a gyanút, hogy érdemes lenne szoftvert váltani.

  1. Nem tudunk lépést tartani a változó ügyféligényekkel

Megbízóink általában a kötelező bevallások és számviteli feladatok ellátásán túl is igényelnek szolgáltatásokat, tanácsadást, legújabban pedig naprakész információkat, de azonnal. Ha az ügyfelek elégedetlenek, mert nem kapnak időben pontos válaszokat a kérdéseikre, akkor valami baj van a munkával. Ilyenkor mindenki a felelőst kergeti. Csakhogy alapvető emberi jellemző a felelősség hárítása. A dolgozók igyekeznek az ügyfélre, egymásra, rosszabb esetben pedig a vezetőre hárítani a felelősséget. Végül jön az utolsó kör: a program a hibás!

Ha ilyen helyzet alakul ki, még koránt sem biztos, hogy programot kell váltani, de felmerülhet a gyanú. Érdemes tehát több információhoz jutni a hibák természetével kapcsolatban, a probléma gyökerét jelentő valódi okokat megkeresni és elemezni. Felelőskeresés, bűnbakképzés helyett a folyamatainkba kódolt veszteségek kijavítására érdemes ilyenkor fókuszálni.

  1. Ügyfeleink elmennek

Ügyfelet veszíteni mindig rossz, nagy ügyfelet veszíteni a legrosszabb. A kis ügyfelekkel arányaiban több a munka, mert miközben ugyanarra a szolgáltatásra van szüksége, mint egy a nagy ügyfélnek, kevesebb a bizonylata. Ezek a partnerek azonban nagyon költségérzékenyek, így megtartani akkor lehet őket, ha az ár/teljesítmény arány jó. A megrendelő nagyon könnyen elcsábítható a „hokedlikönyvelői” piacon alacsonyabb árral. Ez esetben azonban felmerül a kérdés, hogy vajon a szoftver rossz hatékonysága miatt kedvezőtlen a mutató, vagy egyéb okok vezetnek a rossz hatékonysághoz?

A nagy ügyfelekkel viszont mennyiségileg sok a munka, ugyanis rengeteg bizonylatuk van, rendkívül sokrétű feladatot látnak el: értékesítenek, szolgáltatnak, göngyöleget kezelnek, devizás ügyleteik vannak, és még termelnek is. Ebben az esetben csak akkor van esély a megbízó megőrzésére, ha a rendszerünk képes adatokat, dokumentumokat átvenni a megbízó rendszeréből úgy, hogy ahhoz nincs szükség emberi beavatkozásra. Ha nagyra nőtt ügyfelünk megy el tőlünk, akkor biztosak lehetünk abban, hogy a szoftverünket már rég le kellett volna cserélni.

Generációváltó szoftverek

A könyvelőprogramok fejlesztői folyamatos nyomás alatt vannak, elég, ha a NAV-bevallásokra, az EKÁER-re, az online pénztárgépekre, a NAV XML-re vagy az online számlára gondolunk. Vannak azonban olyanok is, akik a kötelező körökön túl a felhasználói szempontok alapján fejlesztenek. Az új felhasználói felületet kapó programok kapcsolódtak az SDSys rendszerhez, így képesek arra, hogy a számlaadatok bevitelét teljesen kiszervezzék a könyvelőirodák. A mesterséges intelligencia fejlesztéseket használó megoldás jelentősen gyorsítja a mechanikus feladatok elvégzését, és az úgynevezett quantum technológia révén akár valós idejű adatkapcsolatot is biztosítanak a megbízókkal vagy beszállítókkal.