Hasznos információk

Tudta, hogy már létezik olyan alkalmazás, amely jelentősen megkönnyíti a könyvelők és a vállalkozók közötti kommunikációt, és hamarosan még több szolgáltatás válik elérhetővé a számlázó programot és a vállalkozói netbankot ötvöző digitális pénzügyi asszisztenssel?


szerző: OTP Bank

A cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre itt található.

A hazai cégek egynegyedénél több, mint hat kézen megy keresztül egy bizonylat, míg azt engedélyeztetik, egy számla feldolgozása pedig átlagosan ezer forintba kerül – derült ki egy korábbi felmérésből. Ráadásul a könyvelők munkájának is legalább egyharmadát az adminisztráció teszi ki.

Bár a legtöbb vállalkozás még mindig számlatömböt használ, szerencsére évről-évre egyre több cég fedezi fel az online számlázás előnyeit. A vállalkozók akár egy okostelefon vagy tablet segítségével kiállíthatják számláikat, ezzel időt takaríthatnak meg, és csökkenthetik a kézzel írt dokumentumok feldolgozásakor előforduló hibák számát, ugyanis azokat az alkalmazás már a számla kiállításakor jelzi. A könyvelők pedig a kommunikációt lehetővé tevő alkalmazással, mint az eBIZ by OTP Business, hatékonyabban tarthatják a kapcsolatot ügyfeleikkel, valamint felgyorsíthatják és leegyszerűsíthetik a munkafolyamatokat.

Egy ilyen alkalmazás tulajdonképpen egy integrátor, egy összekötő kapocs a vállalkozó, a vevő, a könyvelő, a bank és a NAV között. Ebben a rendszerben a könyvelők – a dokumentumok kiállítását vagy befogadását követően – azonnal láthatják ügyfeleik számláit képként, és az adatok szintjén is. Így az adatok könnyen átláthatóvá és kereshetővé válnak. Azáltal pedig, hogy nem bizonyos időszakonként, egyszerre kapják meg ügyfeleiktől a bizonylatokat, hanem azok keletkezésének sorrendjében, a könyvelők szabadabban oszthatják be idejüket. Sőt, az alkalmazás az ügyfelek bankszámla kivonatait és tranzakció-történetét is elérhetővé teszi a könyvelők számára, ami szintén javítja a munkaszervezés rugalmasságát.

Az automata összepontozás funkció révén az alkalmazás automatikusan összepárosítja, a kiállított számlák nyomán befolyt összegeket, így egyből látható, hogy melyik partner fizetett és kinél van még kintlévőség. Emellett a felhasználók exportálhatják többféle könyvelési szoftver felé a rendszerben előállt vevői számlák adatait, így tovább csökkenthető a könyvelői adatbevitelre fordítandó idő.

A fentiek révén felszabaduló időt a könyvelők új ügyfelek gyűjtésére, vagy a jelenlegiek magasabb szintű kiszolgálására – például tanácsadásra – is fordíthatják. Mindez azért is fontos, mert a 2017 végén készített Nagy Könyvelőteszt alapján a szakma csaknem felére (48 százalékára) jellemző a túlóra, és a válaszadók 3/4-énél (74 százalékuknál) fordult már elő, hogy a hétvége vagy a késő esti órák is munkával teltek.

Az eBIZ by OTP Business szakértői az említett lehetőségeken túl folyamatosan dolgoznak azon, hogy miként fejleszthető tovább az alkalmazás, így hamarosan a már említett vevői számlák mellett a rendszerbe érkezett szállítói számlák adatai is automatikusan továbbíthatóak lesznek a nagyobb könyvelő programokba. Tehát a könyvelő már saját szoftverében is láthatja, hogy ügyfelének számlája érkezett, és nem kell az adatokat külön rögzíteni. Sőt, az alkalmazás rövidesen képes lesz befogadni a könyvelő szoftverekben összekészített utalásokat is, tehát a fizetési folyamat is leegyszerűsödik, mivel az arra jogosult vállalkozóknak csak jóvá kell hagyniuk az utalást.

Az alkalmazás használata független az ügyfél számlavezető bankjától, ám bizonyos szolgáltatásai csak vállalkozói OTPdirekt kapcsolattal vehetők igénybe.