Hasznos információk

Egy könyvelő, adótanácsadó cég meglehetősen nagy mennyiségű papírt használ fel, kezel, tárol munkája során. Gondoljunk csak arra, hogy a szerződéseket, számlákat, egyéb bizonylatokat mind papír alapon kapják meg az ügyfeleiktől. Mivel a vállalat ügyfélköre az évek alatt folyamatosan bővül, egyre több dokumentumot kell kezelni és tárolni papíron. Így a cégvezetés logikus módon fogalmazza meg azt az igényt előbb vagy utóbb, hogy jó lenne papír helyett elektronikus formában feldolgozni az anyagokat.


szerző: Somkutas Norbert, Revolution

A cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre itt található.

 

Az igények megfogalmazása

A cél az, hogy a beérkező és keletkező anyagokat egy központi helyen tárolják digitálisan úgy, hogy minden munkatárs – a jogosultságok szerint – bárhol hozzáférjen a munkájához szükséges dokumentumokhoz, elkerülve ezzel az e-mailes kommunikáció hátrányait is.

A napi operatív munka gördülékenységének támogatása érdekében érdemes a munkafolyamatokat is centralizáltan kezelni és az ügyfeleknek számára is biztosítani a belépést a dokumentumkezelő rendszerbe. Amennyiben szükséges a rendszert ki lehet egészíteni HR és projektmenedzsment szoftverekkel.

A dokumentum és munkafolyamat-menedzsment rendszer kiválasztásának folyamata

A piacon több hasonló feladatokra tervezett rendszer érhető el. A kiválasztásnál érdemes figyelembe venni, hogy mennyire felhasználóbarát, mennyire gyorsan tanulható és könnyen kezelhető egy-egy megoldás. Ha el akarjuk kerülni az átállás körüli nagyobb ellenállást, akkor érdemes olyat választani, amely fejlesztői a bevezetés során is segítséget tudnak nyújtani. De az is elképzelhető, ha az ügyfél rendelkezik saját informatikai szakemberrel és szabad belső erőforrással, hogy az oktatások után maga is képes a fájlok és a rendszer szerkezetének kialakítására.

A rendszer cégre szabása

Első lépésben – akár a fejlesztők, akár maga az érintett cég munkatársai végzik a bevezetést – fel kell mérni, hogy milyen dokumentum-típusokkal dolgozik a vállalat, továbbá azt, hogy ezeket milyen jellemzőkkel szükséges felruháznia.

Például a „szerződés” típusú dokumentum jellemzői lesznek a neve, a vevő, a tárgya, az aláírás dátuma, a kapcsolattartó és a projekt. Ezek segítségével lesz felgyorsítható a keresés, hiszen a rendszer majd keres a névben, a jellemzőkben, és a dokumentumban is. A jellemzők segítségével a dokumentumok különböző szempontok szerint csoportosíthatók, szemben az egy logikát követő mappastruktúrával. Ugyanakkor a különböző operatív feladatokat végző munkatársak a szokásaiknak és saját szempontjaiknak megfelelően többféleképpen rendszerezhetik majd a dokumentumokat.

Az irattípusokon felül második lépésben meghatározzuk, hogy milyen egyéb információkat kívánunk a rendszerben tárolni, mint például a vevők, szállítók, kapcsolattartók és projektek adatai. Ezek alapján alakul ki a cégre szabott irattárszerkezet.

A harmadik lépés a cég saját belső folyamatainak felmérése. Milyen rendben viszi a cég az ügyeket, milyen határidőkkel áramlanak a bizonylatok? A munkafolyamatok felmérése után ezeket is beépítjük a rendszerbe a szükséges értesítési és jogosultsági beállításokkal együtt.

A dokumentumkezelő szoftver összeköthető integrált vállalatirányítási rendszerekkel is, de akár a Microsoft Dynamics NAV rendszerrel is összekapcsolható. A belső rendszereken túl mobilapplikáción és webes felületen is elérhető így az ügyfeleik is használhatják. Így nekik nincs is feltétlenül szükségük saját tárolási megoldásra.

Egy ilyen rendszer bevezetésénél jó megoldás lehet a fokozatosság elvét követni, először kevesebb dokumentum-típussal és kevesebb munkafolyamattal indulni, majd a tapasztalatokat felhasználva tovább bővíteni. Így lassan elérhető, hogy a papír alapú dokumentumok már csak a recepcióig jussanak, ahol szkennelik és feltöltik őket, és a könyvelők már nem érintkeznek papíron a bizonylatokkal. A könyvelés már az elektronikus dokumentumok alapján történik, a munkafolyamatokat használva. Amennyiben szükséges, a fizikai dokumentumok a dokumentum jellemzői alapján generált iktatószám szerint kereshetők vissza egy archívumban.

 

Így kialakul a papírmentes iroda, komfortosabbá, rugalmasabbá, kevésbé helyhez kötötté válik a munkavégzés. A belső folyamatok beépítésével követhetőbbek a feladatok, a határidők, az előrehaladás. A dokumentumok csak egy példányban léteznek, a verziók felhasználóhoz kötve, a módosításokat eltárolva visszakereshetők. Csak „egyetlen igazság” marad, nincsenek e-mailekben tárolt, különböző verzióban létező dokumentumok. Távoli eléréssel a vezetők akár mobil eszközökről is jóváhagyhatják a bejövő számlákat, ami jelentősen felgyorsítja az ügymenetet.

A rendszer ezen felül alkalmazkodik a folyamatos üzleti változásokhoz is, magabiztosan bővíthető és módosítható az új igényeknek megfelelően, így mindig képesek az új piaci igényekre reagálni.