Hasznos információk

Egy átlagos könyvelőirodában nagyon nehéz fenntartani a rendet, mert nagyon sok különböző – sokszor egymást felülíró – igénynek kell egyszerre megfelelni. A határidős feladatoknak, és a különböző sürgősségű ad hoc ügyfél-megkereséseknek eleget kell tenni, miközben az adatrögzítés is jelentős időt igényel, és a normális munkamenetet gyakran megzavarják a szabadságok, betegszabadság miatti helyettesítések. Egy-egy sürgősebb rendkívüli feladat boríthatja a már korábban eltervezett ütemezést. Mindezek miatt a könyvelők gyakran túlórázni kényszerülnek, és emellett ezek a helyzetek nagymértékben növelik a stresszt. Ráadásul gyakorlatilag éppen arra nem marad idejük, hogy átgondolják, hogy lehetne legyőzni az irodában eluralkodó káoszt.


 

szerző: Nagy Péter, Qualitysoft

A cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre itt található.

Egy könyvelő napja általában a beérkezett e-mailes kérések olvasásával és kezelésével kezdődik, amelyekben az ügyfelek többek között bankszámla-kivonatokat küldenek feldolgozásra, jövedelem- és nullás igazolásokat kérnek, vagy jelzik, hogy új munkavállalót kell bejelenteni, adófolyószámlát szeretnének, bejövő számlákat küldenek, a hozzájuk érkező ügyfélkapus értesítések kezelését kérik, a könyvelésen lévő szerződéseket, számlákat, dokumentumokat kérik vissza, amelyeket be kell szkennelni, papír alapú számlát küldenek, amely adattartalmát be kell jelenteni a NAV online adatszolgáltatásához, és még hosszasan folytathatnánk a sort. Mindeközben adatot kellene rögzíteni, el kellene végezni a bérszámfejtési feladatokat, le kellene fűzni, rendezni az anyagokat, kontírozni kellene, hibákat keresni. Ha éppen folyamatban van egy ellenőrzés, akkor külső helyszínre kellene menni, és akkor még nem beszéltünk a tanácsadási, adószakértői feladatokról, a bevallásokról, az utalási értesítők kiküldéséről, a havi és éves zárási feladatokról. Ráadásul az ügyfelek folyamatosan hozzák a könyvelési anyagot, amit át kell venni, be kell illeszteni a helyére.

Mindez már a beosztott könyvelők számára is sokszor túl nagy teher, de a könyvelőiroda vezetőjére még nagyobb nyomást gyakorol, hiszen végső soron az esetleges hibákért rajta csattan az ostor. Neki kell tudnia, hogy az alkalmazottak megfelelően haladnak-e a munkájukkal, rendben leadták-e az összes bevallást, minden ügyfelet értesítettek-e ügyeik állásáról, minden hibát feltártak-e és javítottak-e. Hiszen ezek büntetésekhez vezethetnek, amelyért az irodának vállalnia kell a felelősséget.

Mégis, hogyan lehetne az ebből fakadó nyomást és az állandóan magas stressz-szintet csökkenteni? A dolgozók szeretnének jó munkát végezni, de a rengeteg feladat fejben tartása lehetetlen, így állandósulnak a hibák, a feladat összetorlódások, a tűzoltás.

Alapigazság, hogy a rend mindig csökkenti a stressz szintjét, azonban ha az ember a munkája mellett állandóan arra koncentrál, hogy minden rendben legyen, akkor nagyon elfárad. A rend megtartásához kidolgozott rendszer és rendszeresség is szükséges.

Jó hír, hogy ma már nem kell ezt feltétlenül papíron, lépésről lépésre egyedül megtervezni, hiszen elérhetőek a rend kialakításában és a betartásában is segítséget nyújtó szoftverrendszerek. Ezek nyilvántartják a feladatokat és a határidőket, valamint a soron következőkre folyamatosan figyelmeztetnek, és a már elvégzett munka is folyamatosan nyomon követhető. Egy váratlan telefonhívás kezelése, és ezután a megkezdett feladathoz való visszatérés is könnyen kezelhető, illetve egy új esetleg sürgős feladat is beilleszthető a sorba anélkül, hogy a ránk nehezedő teher növekedne, és azon kellene aggódnunk, hogy mindent megjegyeztünk-e.

Egy ilyen szoftver ezen kívül képes arra, hogy a leadott bevallásokat kigyűjtse az ÁNYK-ból, illetve a feladatnaptárból, feldolgozza az ügyfélkapus üzeneteket is, melyeket a bevallásokhoz párosítja. A könyvelőiroda vezetője folyamatosan ellenőrizheti egy egységes felületen, hogy hogyan haladnak a munkatársak, hol van szükség átcsoportosításra, priorizálhatja a teendőket, hiányzás esetén a teendőket átadhatja másnak.

A priorizálás segít abban is, hogy ne kelljen a sürgős feladatok rabságában sínylődni, és maradjon idő a valóban fontosakra. Tehát, ha érkezik egy váratlan kérés, akkor nem biztos, hogy először azzal kell foglalkozni, ha egy határidős bevallás fontosabb. A naptárrendszer miatt azonban az ad hoc feladat sem sikkad el, csak hátrébb kerül a feladatlistán. A „tűzoltás” helyét a szervezettség veszi át.

Ugyanakkor a priorizálással önmagában nem lehet csökkenteni a feladatok mennyiségét, és az adatok rögzítése még mindig nagyon időigényes. Ezért a stressz-szint csökkentéséhez a rendszer bevezetése mellett a folyamatok felgyorsítására is szükség van egy megfelelő szakértői szoftverrendszerrel, amely automatizálja a rutinmunkát.

A leginkább időrabló tevékenységet, az adatrögzítést manapság a legtöbb könyvelőprogram igyekszik felgyorsítani. A trendek szerint a manuális adatrögzítés a könyvelőirodákban 5-8 éven belül szinte teljesen el fog tűnni. A kimenő számlák importálása NAV.XML alapján már széles körben elterjedt megoldás a különböző könyvelő szoftverekben.

Mindezek a technikák igen jelentős időt takarítanak meg a könyvelőknek tovább csökkentve a terhelést. Azonban fontos, hogy a megfelelő szoftverrendszert válasszuk! Mert aki nem választ semmit az marad a jelenlegi stressz-szinten, aki pedig rosszul választ, az nemhogy nem csökkenti, hanem inkább még növelheti is azt. Elég csak a NAV által sokszor tesztfázisban elindított programokra gondolni! A könyvelőirodák körében végzett felmérések egybehangzóan támasztják alá azt a tapasztalatot, hogy bár a NAV digitalizálási törekvései bizonyos szempontból meg könnyítik a munkát, de e mellett sok stresszt is okoznak. Az újdonságok folyamatos tanulása időigényes, valamint a rendszerek sajnos korántsem működnek tökéletesen, bosszúságokat és időveszteséget okoznak. Ugyanakkor a már kész adóhatósági szolgáltatások meg is könnyítik az automatizálást. Ma már léteznek olyan rendszerek, amelyek a NAV által engedélyezett számlázó programból be tudják importálni a könyvelő programba az „adóhatósági ellenőrző adatszolgáltatás”-ba átküldött adatokat. Így nem kell kézzel külön lekönyvelni az abban szereplő összes kimenő (vevői) számlát, hanem az azonnal megfelelő szabályok szerint automatikusan könyvelődik. A számlatömbbel kiállított kézi számlákat pedig villámgyorsan rögzíthetjük akár ugyanezen a felületen is.

A jó szoftverekkel a bankkivonatok is 1-2 perc alatt fel lehet dolgozni, ráadásul vannak öntanuló rendszerek is, vagyis minél többet használja, annál kevesebb dolgot kell manuálisan beállítania a tökéletesen automatizált bankkönyveléshez. A bejövő számlákat sem kell kézzel rögzítenie: egy lapbehúzós villámgyors szkennerrel egy gombnyomásra beolvassa ezeket, melyek megjelennek a képernyőn, és a mesterséges intelligencia felismeri a számla alapadatait: a dátumokat, a bizonylatszámot, az áfaalapot, az áfa összegét és a bruttó összegeket. A könyvelőnek csak a megfelelő költségszámot kell hozzárendelnie.

Lehetőség van arra is, hogy felhőben használja a szoftvert, így nem kell fizikailag mindig ugyanott lennie, közösen használhatja ügyfelével vagy munkatársaival. Egy igazán komplex rendszer integrált: tartalmaz pl. bérszámfejtő szoftvert is, de a fent bemutatott összes feladat végezhető vele, határidőnaplóként, feladat ütemező és irodairányítási rendszerként is működik.

E funkciókat könyvelőprogram-váltás nélkül is el lehet érni, tehát ha nem szeretne könyvelő programot váltani, akkor sem kell az integrált rendszer lehetőségeiről lemondania, mert jelenlegi könyvelőprogramjához hozzá lehet illeszteni funkciók zömét. Érdemes azonban egy-egy részfeladat és különböző rendszerek használata helyett a teljes működést automatizálni, rendszerezni, és olyan szoftverrendszert keresni, ami mindezeket képes egy egységes rendszerben kezeli, hiszen ezzel nemcsak időt spórol meg, hanem nyugalmat lel, és élvezetet is talál az eddig frusztráló munkában.