Hasznos információk

Több, mint szoftver – avagy a könyvelő irodákban hasznos hardverek világa

Sorozatunk korábbi cikkeiben sok szempontból és részletesen körbejártuk a könyvelő irodákban jól használható szoftvereket. Ezek többek között segítik az üzleti és működési munkafolyamatok hatékonyabbá tételét az automatizáció széles körű lehetőségeire építve. Automatizált munkafolyamatok révén a vállalatok más területen is hasznosítani tudják az értékes munkaerőt, így a monotonitás helyett több kihívást és változatosságot kínálhatnak munkavállalóiknak. Az automatizált munkafolyamatok bevezetéséhez azonban nemcsak szoftverek, hanem hardverek is szükségesek. Most ezek körében teszünk egy rövid virtuális sétát.


Szerző: Horváth Ilona, az egyesület Digitális Tagozatának elnöke

A cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre itt található.

Digitalizálás

A kép digitalizáláskor a papíron meglévő vizuális információt számítógépes környezetbe helyezzük át. Lehetséges filmről, papírról és még számos más hordozóról digitális másolatot készíteni. A könyvelők feladataink elvégzése során még mindig a papír kapja a legnagyobb hangsúlyt, a legtöbb dokumentum ilyen formában jut be az irodákba. Ezekkel azonban nagyon körülményes dolgozni – hogy a tárolásukról ne is beszéljünk – ezért is kiemelkedő fontosságú a papír alapú dokumentumok digitalizálása. A digitális másolat minőségét a mérete, színe, formátuma és olvashatósága- láthatósága fogja meghatározni. Ezek a paraméterek azonban az alkalmazott technológiától függenek, sőt a munka sebessége is nagyban függ a berendezés kapacitásától. A kérdést megfordítva: attól függ, hogy milyen digitalizáló berendezést kell választanunk, hogy hogyan szeretnénk felhasználni, mit várunk el a digitális másolattól.

A digitalizáló berendezés, avagy szkenner

A digitalizáló eszközök skálája széles: léteznek olyan gépek, amelyekkel kisebb méretű dokumentumokat a névjegykártya mérettől az A4-es-ig tudnak szkennelni, de vannak olyanok is, amelyek akár A3-as méretig fel tudják dolgozni az anyagokat. Síkágyas felülettel rendelkező típusok biztosítják az egyedi bevitelt, míg a gyors beolvasáshoz lapadagolós gépek használatosak. Ma már számos digitalizáló eszköz jelenik meg a hétköznapi alkalmazásban. Továbbá számos lehetőség van még a könyvek, igazolványok gyors digitalizálására is, mely feladatot a könyvszkenner vagy kamerás berendezések professzionálisan látják el. Fontos szempont a kép minősége, ezért a berendezések kiválasztásánál tekintettel kell lenni arra, hogy mit várunk el a másolatoktól, milyen felbontású képet hoz létre a berendezés, hogyan tömörít, milyen formátumot készít.

A monitorhasználat

Egyre többen dolgoznak ma már két monitoron a mi szakmánkban is, hiszen a nagyobb munkafelületnek köszönhetően így egyszerre több információ jeleníthető meg.

Ha csak egy monitort használunk, és egyidejűleg több alkalmazást kívánunk megjeleníteni, túlságosan kisméretűvé válik a szöveg ahhoz, hogy elolvassuk. Ennélfogva gyakorlatilag csak egy, illetve legfeljebb két alkalmazás jeleníthető meg egyszerre. A külső monitorok csatlakoztatása nagyobb munkafelületet nyújt a felhasználók számára, és hatékonyabbá teszi a munkavégzést. A képernyők álló és fekvő módban egyaránt egymás mellé állíthatók, szükség esetén azonban egymás felett is elhelyezhetők.

A laptop-használat előbb-utóbb mozgásszervi panaszokhoz vezet. Az ember hajlamos a hátát és nyakát kissé meghajlítva, vállait pedig előretolva közelebb hajolni a képernyőhöz. Ennek eredményeként a vállizomzat megfeszül, a nyak merevvé válik, és hátfájás alakul ki. Ezzel szemben a monitorokhoz tartozó állványok több beállítási lehetőséget nyújtanak. A képernyő így mindig a legmegfelelőbb helyzetbe állítható be, hogy a felhasználó optimális és ergonomikus módon tekinthesse meg a megnyitott dokumentumokat. A helyes testtartással gyorsabban tudjuk elvégezni a munkát, és sokkal kevésbé terheljük meg testünket!

Adatbiztonság

Sokak szerint a modern irodában nagy veszély leselkedik a vállalati adatokra, mert egy-egy rendszerben már óriási mennyiségű információt kezelünk, sokszor felügyelet és szabályozás nélkül.

Akár a balesetek, akár a rosszindulatú támadások miatt, de kétségtelen, hogy az adatbiztonság komoly kihívást jelent a modern vállalkozások számára. Manapság számtalan érzékeny és bizalmas adattal dolgozunk, ami azt jelenti, hogy az adatvédelmi incidensek és az informatikai támadások kockázata minden részlegen jelen van, a pénzügytől a HR-en át az adminisztrációig.

A legtöbben azonban úgy gondolunk a munkahelyünkre, mint biztonságos terekre, ahol nyugodtan kezelhetünk érzékeny adatokat. Feltételezzük, hogy a képernyőzár mindig működni fog, hogy mindenki a főnökségtől kapta a nyakában lógó azonosító kártyát, hogy a recepciósok mindig éberen felügyelik a belépést, hogy a folyosókra és a parkolóra irányított térfigyelő kamerák távol tartják a hívatlan látogatókat.

A helyzet az, hogy a legtöbb adatszivárgás abból ered, hogy az emberek egyszerűen kisétálnak az irodából a hónuk alá vett papírköteggel, az ügyfél adatait tartalmazó pendrive-val a zsebükben, hátukon az asztali számítógépen készített táblázatokkal és bizalmas beszámolókkal teletömött laptopot rejtő hátizsákkal. Az újságok címlapjaira általában a nagy léptékű hackertámadások kerülnek fel, de egy elveszett laptop vagy dokumentum ugyanolyan komoly negatív hatást gyakorolhat a szervezet jó hírére és költségvetésére, mint a sokat emlegetett rosszindulatú támadások.

Iratmegsemmisítő

A papíron tárolt adatok illetéktelen kezekbe kerülését a megfelelő iratmegsemmisítési szabályok betartásával és egy jól használható iratmegsemmisítővel érhetjük el. A berendezés kiválasztásakor azt kell figyelembe venni, hogy meg akarja-e védeni önmagát vagy vállalatát az adattolvajok ellen, eleget akar-e tenni az adatvédelmi törvénynek, vagy csak szeretné eltüntetni a rendetlenséget otthon, vagy az irodájában.

Az iratmegsemmisítő irodai és otthoni környezetben egyaránt használható, azt kell végig gondolni, hogy azt hányan fogják használni, és egyszerre mennyi lapot szeretnének megsemmisíteni. Milyen hosszú az a működési ciklus, amelyben az iratmegsemmisítő folyamatosan képes darálni, mielőtt hűtésre lenne szüksége. Közepes és nagy irodai környezetben, több felhasználó esetén igény lehet az egymás utáni folyamatos megsemmisítés lehetősége. Kis és közepes irodákban való használathoz érdemes közepes működési ciklusú gépet választani, míg személyes használat esetén a darálás kevésbé gyakori, így az iratmegsemmisítőnek elegendő pár percet folyamatosan működnie. A lapkapacitás a papírlapok számát jelenti, amit a gép egyszerre képes megsemmisíteni. Minél nagyobb egy gép lapkapacitása, annál gyorsabban képes egy adott papírkötegeket ledarálni.