A számlakorrekció szabályai az Áfa törvény és a NAV gyakorlata alapján

Összeállította:
Zeffer Zsuzsanna okleveles közgazdász, mérlegképes könyvelő

Bevezetés

A vállalkozások mindennapi működésében előfordul, hogy egy már kibocsátott számlán utólag hibát fedeznek fel. A javítás módja azonban nem szabadon választható: minden esetben azt kell vizsgálni, hogy az eredeti gazdasági esemény változatlanul fennáll-e, vagy olyan lényeges adat hibás, amely az eredeti számla érvényességét érinti.

A helyesbítő számla és az érvénytelenítő (sztornó) számla eltérő jogintézmények. A nem megfelelő korrekció hibás áfabevallást, pontatlan Online Számla-adatszolgáltatást, valamint számviteli eltéréseket eredményezhet.

A cikk célja, hogy összefoglalja a helyes számlakorrekció szabályait, különös tekintettel az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) előírásaira és a NAV gyakorlatára.

A számla javításának jogszabályi háttere

Az Áfa tv. előírja, hogy a kibocsátott számla adattartalmának utólagos módosítása kizárólag olyan bizonylattal történhet, amely egyértelműen kapcsolódik az eredeti számlához.

A módosító okiratnak tartalmaznia kell többek között:

• az eredeti számla sorszámát,
• a módosítás okát,
• a módosuló adatokat,
• valamint a módosítás pénzügyi hatását.

A módosító bizonylat önállóan nem értelmezhető, mindig az eredeti számlával együtt képez egységet.

Mi a helyesbítő számla?

A helyesbítő (módosító) számla olyan bizonylat, amely egy korábban kibocsátott számla egyes adatainak vagy értékeinek módosítására szolgál úgy, hogy az eredeti gazdasági esemény továbbra is fennáll.

Az eredeti számla nem veszti hatályát, nem törlődik a nyilvántartásokból, hanem a helyesbítő számlával együtt mutatja a tényleges ügyletet.

A könyvelés során ezért mindig az eredeti és a módosító számla együttes hatását kell figyelembe venni.

Mikor alkalmazható helyesbítő számla?

A gyakorlatban helyesbítő számla állítható ki többek között:

• mennyiségi eltérés esetén,
• egységár módosításakor,
• utólag adott árengedmény elszámolására,
• hibás ÁFA-kulcs javítására,
• fizetési mód módosítására,
• megjegyzés vagy egyéb adminisztratív adat javítására.

Fontos, hogy a gazdasági esemény személyi és tartalmi azonossága nem változhat meg.

Gyakorlati példák

Hibás mennyiség

A vállalkozás tévedésből 12 darab terméket számlázott ki, miközben ténylegesen csak 10 darab került átadásra.

Ebben az esetben a módosító számla kizárólag a különbözetet, vagyis –2 darabot tartalmaz.

Hibás ÁFA-kulcs

Az eredeti számlán 27%-os adómérték szerepel, holott az ügylet 5%-os adókulcs alá tartozik.

A helyesbítő számla

• negatív előjellel kivezeti a hibás adóösszeget,
• majd pozitív előjellel szerepelteti a helyes adómértéket.

Nulla forintos helyesbítés

Nem minden módosító számla eredményez pénzügyi változást.

Amennyiben kizárólag például

• fizetési mód,
• teljesítési igazolás száma,
• belső hivatkozás,
• megjegyzés

változik, a helyesbítő számla végösszege akár 0 Ft is lehet.

Mikor kötelező a sztornó?

Bizonyos hibák olyan mértékben érintik az eredeti számlát, hogy azok helyesbítő számlával már nem korrigálhatók.

1. Hibás vevő

Amennyiben

• más vállalkozás részére került kiállításra a számla,
• hibás cégnév szerepel,
• hibás az adószám,
• más adóalanynak kellett volna számlázni,

helyesbítő számla nem alkalmazható.

Ennek oka, hogy az Online Számla rendszer az eredeti és a módosító bizonylatot ugyanahhoz az adóalanyhoz kapcsolja.

2. Hibás teljesítési időpont

A teljesítés napja határozza meg többek között

• az adófizetési kötelezettség időpontját,
• az ÁFA-bevallási időszakot,
• a számviteli elszámolás időpontját.

A hibás teljesítési dátum ezért az egyik legsúlyosabb számlázási hiba.

Ilyenkor az eredeti számlát érvényteleníteni kell, majd új számlát kell kibocsátani.

3. Hibás pénznem

Forint helyett euróban, vagy euró helyett forintban kibocsátott számla pénzneme utólag nem módosítható helyesbítő számlával.

Ebben az esetben is kizárólag sztornó alkalmazható.

4. A gazdasági esemény meghiúsult

Ha

• a szerződés nem teljesült,
• a megrendelést visszamondták,
• a szolgáltatás nem valósult meg,

akkor nincs mit módosítani.

Az eredeti számlát érvényteleníteni szükséges.

NAV Online Számla rendszer

A módosító és érvénytelenítő számlákat ugyanúgy be kell jelenteni a NAV Online Számla rendszerébe, mint az eredeti számlát.

A rendszer automatikusan összekapcsolja

• az eredeti,
• a helyesbítő,
• illetve az érvénytelenítő bizonylatokat.

Ezért különösen fontos, hogy minden korrekció az eredeti számla sorszámára hivatkozzon.

Könyvelési szempontok

A könyvelés során önmagában egyik módosító bizonylat sem értelmezhető.

Mindig együtt kell vizsgálni:

• az eredeti számlát,
• a helyesbítő vagy sztornó számlát,
• valamint szükség esetén az újonnan kibocsátott számlát.

Ez biztosítja, hogy

• a bevétel,
• a költség,
• az ÁFA,
• valamint a partnerkövetelés a tényleges gazdasági eseményt tükrözze.

Gyakori hibák a gyakorlatban

A szakmai tapasztalatok alapján rendszeresen előfordul, hogy a vállalkozások

• hibás partneradatot próbálnak módosító számlával javítani,
• rossz teljesítési dátumot helyesbítenek,
• devizanemet kívánnak módosítani,
• vagy tévesen úgy gondolják, hogy minden számlahiba javítható helyesbítéssel.

Ezek az esetek jelentős adminisztratív és adózási kockázatot hordozhatnak.

Összegzés

A helyesbítő számla és az érvénytelenítő számla nem egymás alternatívái, hanem eltérő jogi rendeltetésű bizonylatok.

Általános szabályként elmondható, hogy amennyiben az eredeti gazdasági esemény változatlan marad, csupán annak valamely adata vagy összege módosul, helyesbítő számla alkalmazható.

Ha azonban az ügylet alapvető azonosító elemei – például a partner személye, a teljesítés időpontja vagy a pénznem – hibásak, az eredeti számlát érvényteleníteni kell, és új számlát szükséges kibocsátani.

A megfelelő számlakorrekció nemcsak jogszabályi kötelezettség, hanem a helyes számviteli elszámolás és a hibamentes adózási gyakorlat alapfeltétele is.

Az összeállítást Zeffer Zsuzsanna készítette azzal a céllal, hogy a számlázási és adózási szabályokat közérthető, ugyanakkor magas szakmai színvonalon mutassa be könyvelők, adótanácsadók, pénzügyi szakemberek és vállalkozások számára.